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Branchenunabhängig besteht ein hoher Bedarf an Mitarbeitern für Rollen im Sekretariat und in der Assistenz. Gefragt sind Sach- und Empfangspersonal sowie Mitarbeiter für das Front und Back Office. Aber auch für komplexere Bereiche im Office Management – z. B. als Assistenz der Geschäftsführung, Projekt- und Team-Assistenz oder für den Vertriebsinnendienst und die Logistiksachbearbeitung – bleibt die Nachfrage groß. Um den hohen und spezifischen Anforderungen gerecht zu werden, haben Unternehmen das große Potenzial von qualifizierten Wieder- und Quereinsteigern erkannt. Um flexibel und gezielt zu agieren, bietet die qualifizierte Zeitarbeit vielfältige Lösungen.
Einen Überblick zur Lohnentwicklung im Bereich Office Support finden Sie in unserem aktuellen Gehaltsreport.
Die Ergebnisse der repräsentativen Talent Trends-Studie 2024 der PageGroup zeigen einen Interessenkonflikt zwischen Arbeitnehmern und einstellenden Unternehmen: Inflation und steigende Lebenshaltungskosten auf der einen, die Wirtschaftslage und knapper werdende Budgets auf der anderen Seite. Unsere Studie zeigt jedoch auch, dass für die Zufriedenheit im Job vor allem zwischenmenschliche Faktoren ausschlaggebend sind. Zwar sind 31 Prozent der befragten Arbeitnehmer mit ihrem aktuellen Gehalt unzufrieden. Die wichtigsten Faktoren für Zufriedenheit am Arbeitsplatz sind jedoch andere:
Arbeitnehmer der Altersgruppe 40+ sind am häufigsten mit ihrer aktuellen Stelle unzufrieden. Oftmals gewinnt die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben in diesem Lebensabschnitt an Bedeutung. Aber auch für Unternehmen können, speziell im Bereich Office Support, flexible Arbeitsmodelle, der Einsatz von Fachkräften in qualifizierter Zeitarbeit oder die Rekrutierung von Wieder- und Quereinsteigern, die neu durchstarten wollen, von Vorteil sein.
Goran Barić, Regional Managing Director für Nord- und Zentraleuropa, rät Unternehmen dazu, sich auf diese neue Arbeitswelt einzulassen:
In einer Zeit, in der Work-Life-Balance und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden immer wichtiger werden, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Arbeitsbedingungen zu schaffen, die diesen Bedürfnissen gerecht werden. Dies erfordert ein Umdenken in vielen traditionellen Arbeitsmodellen und eine verstärkte Bereitschaft zur Flexibilität. Flexible Arbeitszeiten und hybride Arbeitsmodelle sind nicht mehr nur attraktive Zusatzangebote, sondern zentrale Anforderungen der Mitarbeiter.
Office Support-Mitarbeiter sind im Unternehmen eine zentrale Kommunikationsschnittstelle. Bei ihnen laufen wichtige Fäden zusammen, und nicht selten sind sie das Herzstück eines Teams. Von der effizienten Organisation bis zum reibungslosen Ablauf von Prozessen agieren sie meist im Hintergrund. Im Gegensatz zum klassischen Back Office spielen Office Manager eine aktivere Rolle. Branchenübergreifend bleibt der Wettbewerb um engagierte Office Support-Talente intensiv, vor allem in diesen Funktionen:
Zum Aufgabenbereich der Assistenz gehören interne und externe organisatorische und kommunikative Aufgaben, die Verwaltung von Dokumenten und Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten.
Stundenlohn in Zeitarbeit (Min-Max): 20 € - 27 € Jahreslohn in Festanstellung (Min-Max): 40.000 € - 57.000 €
Office Manager koordinieren und verwalten Büromaterial, sind verantwortlich für deren Bestellung, übernehmen administrative Aufgaben, unterstützen beim Projektmanagement und sind oft für budgetäre Themen wie Rechnungen und Ausgaben im direkten Austausch mit Finanzabteilungen zuständig. Darüber hinaus sind sie für die Planung und Organisation von internen wie externen Veranstaltungen mitverantwortlich.
Als Knotenpunkt zwischen anderen Abteilungen, dem Außendienst und Kunden entlasten Vertriebsinnendienstmitarbeiter Vertriebler, pflegen Datenbanken und kümmern sich um Akquise und Kundenanfragen.
Empfangsmitarbeiter sind die erste Anlaufstelle im Unternehmen. Sie vermitteln einen positiven, professionellen Eindruck des Unternehmens, nehmen Kunden in Empfang, geben Auskünfte und leiten Anfragen und Telefonate in die entsprechenden Abteilungen weiter.
Stundenlohn in Zeitarbeit (Min-Max): 17 € - 24 € Jahreslohn in Festanstellung (Min-Max): 36.000 € - 50.000 €
Mitarbeiter in der Kundenbetreuung sorgen für die effiziente und freundliche Bearbeitung von Kundenanfragen per Telefon, E-Mail oder Chat. Zu ihren Aufgaben gehören beispielsweise das Beschwerdemanagement, Feedbackmanagement oder die Abwicklung von Bestellungen.
Im digitalen Zeitalter verändern sich die Zuständigkeiten und Prozesse im Office Support. Administrative Aufgaben werden zunehmend automatisiert. Die digitale Kompetenz und Anpassungsfähigkeit der Mitarbeiter werden vorausgesetzt, und neue Verantwortungsbereiche entstehen im Zusammenhang mit Change-Prozessen.
Virtuelle Teams stellen auch auf zwischenmenschlicher Ebene neue Anforderungen an die Büro-Assistenz, sowohl in Bezug auf Kommunikations-Skills als auch auf technischer Ebene. Multinationale Teams sind keine Seltenheit mehr, daher legen Unternehmen auch im Office Support großen Wert auf Fremdsprachenkenntnisse.
Unternehmen, die langfristig erfolgreich bleiben wollen, kommen nicht umhin, in das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu investieren. Sofern die Rolle es zulässt, werden mitarbeiterseitig flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Optionen vorausgesetzt. Engagierten Mitarbeitern sollten darüber hinaus Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten geboten werden, um sie langfristig zu binden.
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