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Persönlicher Assistent, Office-Manager oder Sekretär – es gibt heute viele Bezeichnungen für diesen Beruf. Das Berufsbild des klassischen Sekretärs ist stark im Wandel und eröffnet neue Möglichkeiten für Ihre Bewerbung. Assistenten übernehmen eine unverzichtbare Funktion im Unternehmen, was sich zunehmend im Gehalt widerspiegelt. Nach jahrelanger erfolgreicher Erfahrung im Bereich Sekretariat & Assistenz, revidieren wir veraltete Klischees.
Die klassische Rolle der Assistenz gibt es nicht mehr. Grob unterscheidet man zwischen zwei Funktionen: Zum einen gibt es die Rolle des Sekretärs, die rein administrativ arbeitet und eher in Richtung Sachbearbeitung geht. Zum anderen gibt es eine fachliche Assistenz mit entsprechender Ausprägung, die einem Team zuarbeitet. Außerdem gibt es den Assistenten der Geschäftsführung, der meist als Generalist arbeitet und mit vielen verschiedenen Fachabteilungen zu tun hat. Darüber hinaus kennen wir den persönlichen Assistenten eines Vorstandes oder der Geschäftsführung, der neben fachlichen Belangen private Reisen sowie familiäre Termine organisiert. Eine Assistenz des Vorstandes kann aber auch Budgets verhandeln und präsentiert sich als Schnittstelle zwischen Führungsebene und Fachabteilungen. Generell gibt es starke Unterschiede innerhalb der Branchen, da beispielsweise eine Assistenz der Geschäftsführung im Industriesektor ein anderes Aufgabenspektrum als in der Finanzdienstleistungsbranche hat.
Die Aufgaben der Assistent werden in Deutschland von vielen Kandidaten deutlich unterbewertet. Die Suche nach einer geeigneten Assistenz erweist sich zumeist schwer, da sowohl fachliche als auch private Fakten stimmen müssen. In der Regel kennen KandidatInnen ihren Marktwert und fordern ein hohes Gehalt. Der Trend bewegt sich weg von der klassischen Sekretärin hin zu einer flexiblen und fachlich gut ausgebildeten Assistenz. Die Kunden hingegen wissen, wie schwierig es ist, geeignetes Fachpersonal zu finden und haben eine dementsprechend höhere Meinung von Assistenten als Bewerber. Je nach Branche und Position variiert auch die Wahrnehmung der Assistenz.
Dieser Punkt hängt stark von der Branche und vom Unternehmen selbst ab. Manche suchen nach AssistentInnen mit erfolgreich absolviertem Studium, anderen reicht eine kaufmännische Ausbildung. Assistenten sollten eine Balance zwischen privaten und geschäftlichen Aufgaben finden, d.h. sie sollten sich nicht zu schade sein, dem/r Vorgesetzten auch mal einen Kaffee zu machen und im selben Moment für die Budgetplanung verantwortlich zu sein. Von großer Bedeutung sind vor allem Sprachen. Englisch ist mittlerweile ein aboslutes Muss, darüber hinaus werden klassische Fremdsprachen wie Französisch, Italienisch oder Spanisch gerne gesehen und auch gebraucht. Mittlerweile sollten AssistentInnen neben der Muttersprache idealerweise zwei weitere Fremdsprachen fließend beherrschen bzw. multikulturelle Wurzeln haben. Auslandserfahrung ist ebenfalls ein Plus. Die Anforderungen der Kunden variieren stark an den unterschiedlichen Standorten. In Städten mit starker Industrie und großem FMCG-Bereich (Fast Moving Consumer Goods) werden mehr Fremdsprachenkenntnisse verlangt als beispielsweise in Frankfurt.
Assistenten sind zielstrebig und belastbar, aber auch sehr wählerisch. Sie kündigen einen Job meistens nicht aufgrund des monetären Aspekts. Häufige Kündigungsgründe sind vor allem die fehlende Herausforderung im Job, Weiterentwicklungsmöglichkeiten oder die Beziehung zum Vorgesetzten. Die Gründe sind allerdings auch standortabhängig. Assistenten in Frankfurt und München wechseln alle zwei bis vier Jahre den Job, um einen Gehaltssprung zu machen. Sie definieren sich über ihren Vorgesetzte/n und sobald dieser kündigt, bricht für sie eine Welt zusammen. Das berufliche Ziel der meisten Assistenten ist die Position als Assistent der Geschäftsführung oder des Head of HR / Legal / Marketing. Also C-Level Positionen.
Unternehmen zeigen Interesse an Assistenzfachkräften mit einer soliden Ausbildung, Abitur und Studium. Klassische Berufsausbildungen sind Fremdsprachenkorrespondenz oder Bürohandelsangestellter. Im Laufe der Karriere ist man mit beruflichen Weiterbildungen etwa bei der IHK gut beraten. Wer sich statt einer Ausbildung für ein Studium entschlossen hat, sollte dieses unbedingt mit Praxiserfahrung ergänzen. Praktikumsstellen bei großen oder kleinen Unternehmen verleihen Ihrem Lebenslauf mehr Prestige und machen Sie für den Arbeitsmarkt wertvoller.
Berufseinsteiger oder jüngere Assistenzfachkräfte möchten zunehmend in Projektarbeit involviert werden. Daher überlegen sich Unternehmen Zusatzaufgaben, um den Job so für die Altersklasse 25 bis 35 attraktiver zu gestalten. Die Anforderungen an die jeweilige Stellenausschreibung unterscheiden sich abhängig vom Standort. Dabei spielen Personalberater eine wichtige Rolle, die zwischen den Bedürfnissen des Unternehmens und den Fähigkeiten der BewerberInnen eine Brücke spannen. Es ist hier also von zunehmender Bedeutung, genau zu wissen, welche Karrierebahn man einschlagen will.
Das Berufsbild der Sekretärin bzw. der Assistentin hat sich in den vergangenen Jahrzehnten sehr verändert. Erfahren Sie mehr in unserer interaktiven Infografik.
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