Von der klassischen Sekretärin zum „Allroundtalent“
Die Entwicklung des Berufes vom 19. Jahrhundert bis heute
Die Zeiten der konservativen Vorzimmerdame sind vorbei. Ersetzt wurden sie durch taffe Powerfrauen á la „Der Teufel trägt Prada“, die heutzutage mehr als nur administrative Aufgaben bewältigen. Die Assistentin des Geschäftsführers in deutschen Unternehmen ist seine rechte Hand, sein Sprachrohr und sein persönlicher Terminkalender. Sie weiß über alles Bescheid, kennt den Chef so gut wie kein anderer und hat mehr Macht, als viele annehmen. Wer einen Termin beim Chef haben möchte, kommt an ihr nicht vorbei. Wenn sie andere Prioritäten hat, müssen sich die Kollegen hinten anstellen. Doch das war nicht immer so. Begeben wir uns auf eine Zeitreise zurück ins 19. Jahrhundert und werfen danach einen Blick in die Zukunft.
Der Amerikaner Christopher L. Sholes erfindet die Schreibmaschine. Seitdem ist es möglich, Texte schneller abzutippen und zu vervielfältigen. Anstatt von Männern wird der Beruf jetzt von Frauen dominiert.
Die Industrialisierung bringt mehr Verwaltungsaufwand und noch mehr Archivierung von Dokumenten mit sich. Zu diesem Zeitpunkt leben bereits mehr Menschen in Städten als auf dem Land. 95 % der Sekretäre/innen sind Frauen. Sie sind gut ausgebildet, haben hervorragende Kenntnisse im Maschineschreiben und verlangen weniger Lohn als mancher Mann.
Der Hauptteil der Arbeit ist unkompliziert und besteht aus einfachen Aufgaben: Telefonieren, Notizen machen und selbstständiges Arbeiten.
1942 gründet eine Gruppe von Sekretärinnen in den USA, die stetige Weiterbildung als wichtig für den beruflichen Erfolg erachtet, die National Secretary Association (heute: International Association of Administrative Professionals).
Als Folge des zweiten Weltkrieges veränderte sich auch die Arbeitswelt für weibliche Arbeitskräfte. Vor allem in Deutschland arbeiten Frauen vermehrt in technischen Berufen, werden als Ingenieurinnen in Fabriken und Werkstätten, oder als Kassiererinnen eingesetzt. Gleichzeitig steigt der Bedarf nach Assistenten/innen und Verwaltungspersonal.
In den USA schafft die National Secretary Association die erste zertifizierte professionelle Prüfung für Assistenten/innen, indem sie klare Qualitätsstandards für den Beruf festlegt. Im Laufe der 50er Jahre tritt weltweit eine Rekordzahl an Frauen als Texterinnen, Ingenieurinnen, Bibliothekarinnen oder Stewardessen in den Arbeitsmarkt ein, da die Bezahlung in diesen Berufen doppelt so hoch ist wie die von Assistentinnen. Daher üben in dieser Zeit immer weniger Frauen den Assistenzberuf aus.
Gleichzeitig ist in Deutschland ein genereller Rückzug von Frauen aus der Arbeitswelt zu verzeichnen, da sie durch die Rückkehr ihrer Ehemänner aus dem Krieg wieder in ihre ursprüngliche Rolle der „Hausfrau“ gedrängt werden. Die amerikanische Sekretärin und Schreibkraft Bette Nesmith Graham erfindet weiße, auf Wasser basierende Farbe, um Schreibfehler abzudecken. Davon verkauft sie 100 Flaschen im Monat. Ihr Liquid Paper kennen wir hierzulande als Tipp-Ex.
Die Swinging Sixties bringen für viele Menschen mehr Freiheiten mit sich. Die Geburtenkontrolle und größere berufliche Möglichkeiten führen dazu, dass Frauen die Familienplanung hinten anstellen und sich mehr auf ihre Karriere konzentrieren.
In Deutschland wird der „Tag der Assistentinnen“ gegründet. Diese Weiterbildungs-Veranstaltung (https://www.assistentinnentag.de) findet jedes Jahr in unterschiedlichen Städten statt und dient als Austausch und Networking-Event.
Ein neuer Karriere-Look, der Frauen in klassischen Anzügen und Kostümen vorsieht, und das Rauchen im Büro prägen das Bild der 80er Jahre. Die Kompetenzen der Assistenten/innen weiten sich langsam aus.
Die digitale Revolution hält Einzug und schafft einen größeren Spielraum sowie mehr Verantwortung für Assistenten. Faxgeräte, Kopierer, Textverarbeitungsprogramme, Tabellen und Datenbanken gehören nun zum Alltag der Sekretärinnen und Sekretäre.
Das Internet verwandelt sich langsam aber sicher zum wichtigen Absatzkanal. E-Mails und das „Surfen“ im Internet verändern die Arbeitsweise von Unternehmen und Assistenten grundlegend.
Die Einführung von Windows 95 bringt die Computervernetzung und wird von der Mehrheit der Bürofachkräfte in der ganzen Welt genutzt. Die Sekretäre/innen der 1990er sind die Vorreiter in der Aneignung von Computerkenntnissen und helfen die Rolle der modernen Assistenz zu diversifizieren.
Die National Secretary Association ändert ihren Namen in die International Association of Administrative Professionals (IAAP) um Unannehmlichkeiten mit denjenigen zu vermeiden, die glauben, dass sich der Begriff der Sekretärin nur auf Frauen oder ungelernte Arbeiter bezieht.
Ab diesem Zeitpunkt ist der ursprüngliche Begriff „Sekretärin“ veraltetet und nostalgisch.
Unverändert, spielen viele Assistenten/innen eine zentrale Rolle als Schnittstelle in Unternehmen, da sie mit verschiedenen Abteilungen im Gespräch sind. Die Ausbreitung von neuen Technologien zwingt das moderne Verwaltungspersonal dazu technisch versiert zu sein und mehrere Sprachen zu sprechen.
Aufgrund der vielfältigen Aufgaben und den Einbezug in Personalentscheidungen und Standortverantwortung werden sie heute auch als Office-Manager bezeichnet. In Deutschland beträgt die Frauenquote in den administrativen Berufen 96 %.
Wie werden sich die Aufgaben von Assistenten/innen und Office-Managern in der Zukunft entwickeln? Unsere erfahrene Personalberaterin wagt folgende Prognose:
Die Rolle des klassischen Assistenzberufes wird nicht mehr existieren. Es wird überwiegend fachspezifische Assistenten geben und weniger Generalisten. Darüber hinaus werden regelmäßige Fort- und Weiterbildungen, Fremdsprachenkenntnisse sowie Auslandserfahrung immer wichtiger. Auch in Zukunft sind Assistenten in Unternehmen ein unverzichtbares, zentrales Bindeglied zwischen Abteilungen sowie dem Management und den Mitarbeitern, an die vielfältige Anforderungen gestellt werden. Assistenten werden immer mehr Projektarbeit übernehmen.